Palkanmaksuongelmat jatkuvat yhä Pohjanmaan hyvinvointialueella – "Tietoja on jouduttu päivittämään paljon käsin"

Yli vuoden kestäneet Pohjanmaan hyvinvointialueen palkanmaksuongelmat jatkuvat.

. Mico Botnia Oy on hoitanut hyvinvointialueen palkanmaksua noin 15 kuukauden ajan. Toimitusjohtaja Miia Äkkisen mukaan kuukausipalkkalaisten palkanlaskenta on nyt saatu vakautettua.

– Helmikuussa yli 8000 henkilöä sai palkkansa, kaksi jäi ilman. Heillä ei ollut palkkajärjestelmässä voimassa olevaa työsopimusta. Meille ei siis ollut vielä tullut tietoa, että näille henkilöille kuuluisi maksaa palkkaa, Äkkinen selvittää.

Täysin ongelmitta palkanmaksu ei hänen mukaansa kuitenkaan vielä suju. Selätettäviä ongelmia on vielä muun muassa joidenkin lisien, kuten työkokemus- ja kielilisien maksuissa.

– Yksi selittävä tekijä on hyvinvointialueen synty 1.1.2023. Työntekijälle muutos ei näy, mutta me olemme siirtyneet aivan uuteen palkkatietokantaan, jonne kaikkien yli 8000 työntekijän tiedot on siirretty vanhasta tietokannasta.

Vuoden 2022 alussa työntekijöiden tiedot olivat hyvinvointialueen kuntayhtymän tietokannassa. Sieltä ne on siirretty vuoden 2023 alussa aloittaneen hyvinvointialueen tietokantaan.

. Kaikki tiedot eivät ole päivittyneet automaattisesti Tietojen siirrossa aiheutui Äkkisen mukaan tilanteita, joissa tieto korjattiin vanhaan tai uuteen tietokantaan, mutta ei aukottomasti molempiin.

– Siinä on ollut todella paljon käsin tehtävää työtä. Tiedonsiirrossa ei ollut sellaista automatiikkaa, että vaikka yön yli kaikki tiedot päivittyisivät automaattisesti, vaan niitä jouduttiin käsin päivittämään.

Vaikka palkkatiedot saatiin Äkkisen mukaan viime vuonna kuntoon, on vuoden 2023 aikana huomattu jälleen ongelmia.

– On todella valitettavaa, että näin on käynyt. Ongelmia korjataan sitä mukaan, kun niistä saadaan tietoa, Äkkinen sanoo.

Osittain ongelmat johtuvat hänen mukaansa siitä, että isossa tietokantakonversiossa tiedot eivät ole siirtyneet aina, kuten olisi pitänyt.

– Esimerkiksi ammattiyhdistystiedoissa havaitsimme, että tietoja on mennyt väärillä koodeilla.

. Palkanmaksuongelmat ovat ruuhkauttaneet asiakaspalvelun Mico Botnian asiakaspalvelu ruuhkautunut palkanmaksuongelmien vuoksi. Yhteydenotot ovat Äkkisen mukaan lisääntyneet sekä puhelimitse, sähköpostitse että hyvinvointialueen palautejärjestelmän HR-helpin kautta.

– Tällä hetkellä olemme priorisoineet palkanlaskennan ja sähköpostitse tapahtuvan asiakaspalvelun.

Asiakaspalvelu on Äkkisen mukaan siirtymässä hyvinvointialueen suuntaan.

– Työntekijä on jatkossa yhteydessä sinne HR-helpiin, ja jos asia ei siellä ratkea, heidän asiantuntijansa ovat yhteydessä meihin. Olemme tämän suhteen vielä välivaiheessa, Äkkinen sanoo.

– Palkanlaskennan sujuvoittamiseksi tietyt toiminnot, kuten työsopimusten vahvistaminen ja poissaolojen ilmoittaminen ovat jo siirtyneet meiltä hyvinvointialueelle, hän jatkaa.

Hän uskoo myös näiden muutosten vähentävän virheellisen tiedon määrää palkanlaskennassa.

Hyvinvointialue on tänä vuonna ottanut käyttöön sähköisen rajapinnan verohallinnon ja hyvinvointialueen välillä.

– Alkuvaiheessa on ollut jonkin verran ongelmia. Joko meille ei ole tullut oikeaa veroprosenttia tai verohallinnosta tulee sellainen veroprosentti, joka jyrää työntekijän itse ilmoittaman.

Äkkinen rauhoittelee, että kunhan uuden tietokannan ja ja veroapin rajapinnan ongelmat saadaan ratkottua, varmistavat ne jatkossa entistä sujuvamman palkanmaksun.

. Myös palkanlaskijat ovat kuormittuneet Äkkinen sanoo ymmärtävänsä työntekijöiden ahdingon ja huolen.

– Meille on kunnia-asia päästä siihen tilanteeseen, että palkka on maksettu ajallaan ja oikein. Teemme koko ajan toimenpiteitä, että se toteutuisi.

Pitkään jatkuneet palkanmaksuongelmat ovat kuormittaneet myös palkanlaskijoita.

– Palkanlaskijoiden ammatti-identiteettiin kuuluu halu tehdä työ tarkasti, ajallaan ja oikein. Se kuormittaa, kun siihen ei näin suuren työmäärän alla pysty.

Äkkinen uskoo kuitenkin, että kun tietokannat, veroprosentit ja puutteelliset palkanlisät saadaan korjaantumaan, ollaan jo paljon paremmalla tolalla.

– Se helpottaa, että peruspalkanlaskenta pyörii nyt hyvin, ja sieltä ei aiheudu koko ajan uutta kuormaa selvitettäväksi ja korjattavaksi.

Kirjaudu sisään

Palkanmaksuongelmat jatkuvat yhä Pohjanmaan hyvinvointialueella – "Tietoja on jouduttu päivittämään paljon käsin"

Tilaa Ilkka-Pohjalaisen uutiskirje